Neuerungen/Ergänzungen Stand 02.08.99 (V.6.1)
Für Systembetreuer in Netzwerkumgebungen:
Workstation und Datenbank auf Server
Wenn Sie auf einer Workstation das Programm halten und die Datenbank auf einem Server halten wollen, so muß das Programm nur auf den Workstations installiert werden. Legen Sie danach eine neue Datenbank an und geben Sie den Pfad des Servers dafür an (z.B. F:utl\adrone\....).
Die Einplatzversion läßt allerdings einen gleichzeitigen Zugriff von mehreren Anwendern nicht zu. Nur die Netzversion ist dafür verwendbar.
Der Pfad für Dokumente sollte auf den Rechner der Datenbank (z.B. F:\utl\adrone) liegen.
Hinweis: Die Version 3.0 wird nun mit der MS Access-engine 2.0 ausgeliefert.
Beachten Sie bitte, daß eine Änderung oder Erweiterung der Address ONE Datenbanken evtl. zu Problemen führen kann und Datenbank- und Strukturänderungen deshalb nur von versierten Anwendern durchgeführt werden sollten. Cybernex kann im Kundenauftrag Ergänzungen zum Programm oder weitere Module erstellen. Sie erhalten damit die Gewähr daß die Funktionen und das Zusammenspiel mit Address ONE weiterhin bestehen bleiben und eine nachträgliche und damit kostenintensive Nachprogrammierung entfällt.
Bitte sehen Sie unter der folgenden Internetadresse/URL
nach: http://www.germannews.com/cybernex/
Sprechen Sie mit uns - wir helfen Ihnen bei Erweiterungen gerne weiter.
Aktuelle Erweiterungen in
Address ONE 3.0
-nicht im Handbuch enthalten-
Emailfunktion
Diese neue Funktion nutzt das Zusammenspiel mit Outlook, Outlook-Express und MS Exchange. (Programme die nicht den gleichen Aufruf verwenden funktionieren ggf. nicht einwandfrei.). Sofern noch nicht geschehen sollten Sie Outlook installieren.
Infos und kostenlosen Download erhalten Sie im Internet unter
http://www.microsoft.com/isapi/redir.dll?prd=OutlookExpress&pver=5.0&clcid=0x0407&ar=home
Im Gegensatz zu den Office-Standardprogrammen können Sie mit Address ONE selektieren und direkt Emails erstellen. Der Versand erfolgt über die Einstellwerte von Outlook bzw. Outlook-Express oder Microsoft Exchange.
Bevor Sie mit den Email-Funktionen erfolgreich arbeiten können, sollten Sie wissen wo die Emailadresse in der Erfassungsmaske von Address ONE steht.
Sollten Sie in verschiedenen Feldern die Emailadressen erfasst haben, so sollten Sie diese Adressen vorher so bearbeiten, daß alle Emailadressen im gleichen Feld (z.B. Zusatzfeld_1) erfasst sind.
Suchen Sie ggf. alle Adressen mit der Filtersuche die einen emaileintrag besitzen und arbeiten Sie die Adressen schnell und sicher nach. (Copy-Paste Funktion hilft hier am schnellsten. markieren, STRG + C und Strg + V)
Vorgehensweise: Adresse in der Anzeigeliste oder Pool-Liste
oder Arbeitsliste auswählen, 
anklicken.
Sie können dabei nach AN/To, CC und BCC unterscheiden. weitere Details hierzu finden sie unter Sammel-Email.
Es erscheint die Emailerfassungsmaske aus Outlook und das Abschicken erfolgt wie üblich.
Voraussetzung dafür ist, daß in der ausgewählten Adresse auch eine Emailadresse vorhanden war.
Die Meldung "Keine Empfänger" besagt, daß die ausgewählte Adresse keine Emailadresse im ausgewählten Email Feld (Zusatz_1, Zusatz_2 oder Freifeld) besitzt. Es erfolgte keine Übergabe zu Outlook.Wenn Sie an mehrere Adressen eine identische Emailnachricht
senden wollen (Mitgliederinfo, Pressemailing etc.)
kann zwischen einer Sammel Email und personalisierter Email unterschieden werden.
Eine Sammel-Email enthält den gleichen Text und beinhaltet keine individuelle Anrede und/oder andere Werte aus Address ONE. Alle Empfänger erhalten die gleiche Email.
Mit der Auswahl bei "Einfügen in" wird festgelegt wo alle Adressen stehen sollen.
Wenn Sie die Option TO/AN auswählen, stehen alle Empfänger im Feld TO/AN so daß alle Empfänger sehen können wer die gleiche Email auch empfangen hat.
Wenn Sie die Option CC: auswählen, steht der erste Empfänger im Feld TO/AN und alle anderen Em,pfänger werden in das Feld CC eingetragen. Jeder Empfänger sieht wer die Email empfangen hat.
Wenn Sie die Option BCC: auswählen, steht der erste Empfänger im Feld TO/AN und alle anderen Empfänger werden in das Feld BCC eingetragen. Jeder Empfänger sieht NICHT die anderen Empfänger.#
Die Parameter und Auswahlmöglichkeiten gelten bei der personalisierten email ebenso wie bei der Sammel-email.
Eine "Personalisierte -Email" enthält ebenfalls den gleichen Text und kann im gegensatz zur Sammel-email individuelle Werte aus Address ONE verarbeiten. z.B. Briefanrede (Variable in Address ONE ist dafür Brief_Anrede).
Die Feldvariablen aus Address ONE können verwendet werden. (siehe hierzu Serienbrieffunktion in Word für Windows)
Die Meldung "Keine Empfänger" besagt, daß in der Personalisierten Email nicht alle ausgewählten Adressen eine Emailadresse im ausgewählten Email Feld (Zusatz_1, Zusatz_2 oder Freifeld) hatten und an Outlook nur die Adressen übergeben wurden die einen Emaileintrag besaßen.In Outlook sollten Sie folgende Optionen nicht aktivieren, da sonst die Emails sofort versandt werden und ein Abbruch relativ schwierig herzuleiten ist.
- Nachrichten sofort senden (bitte ausschalten. )
- Beim Start von Outlook senden und empfangen (bitte ausschalten/deaktivieren)
(Damit wird erreicht, dass die Emails zuerst im Postausgangsbuch landen und nicht sofort verschickt werden)
Wenn Sie Emailadressen aus Outlook übernehmen wollen, dann müssen Sie mindestens 2 Felder exportieren:
- Name oder Firma
- Emailadresse
Address ONE benötigt mindestens den Persoenennam3en oder den Firmennamen um die Daten als Adresse abspeichern zu können.
Sollten Sie keine Personennamen gespeichert sondern immer nur die Emailadresse (Outlook speichert grundsätzlich bei der Datenübernahme die emailadresse auch als Absender ab) speichern, so sollten sie ein Übergabeformat in Address ONE anlegen das die Felder firma und Zusatzfeld_1 beinhaltet.
Zusätzliche Werte in der Datei ADRONE2.INI (im Windowsverzeichnis)
Mit dem Eintrag Docdel=1 in der ADRONE2.INI wird in der Dokumentenanzeige zur einzelnen Adresse die Löschfunktion aktiviert. Anwender die keine Dokumente entfernen/löschen dürfen sollten den Eintrag in der ADRONE2.INI nicht haben.
Mit dem Eintrag DEL=1 in der ADRONE2.INI wird es möglich in der Dokumentenverwaltung Dokumente zu entfernen.
Mit dem Eintrag ClipPostfach=1 in der ADRONE2.INI wird errreicht, daß die Adresse nicht standardmäßig mit der Straße sondern mit dem Postfach in das Clipboard/Zwischenablage übergeben wird.
Mit Eintrag der Zeile SQL=TRUE in der ADRONE2.INI wird die SQL-Abfrage für den Benutzer sichtbar gemacht. Dies kann dann notwendig erscheinen, wenn der Benutzer die Suchabfrage überprüfen will.
Beispiel: Das Telefonfeld 2 (Feldvariable = Telefon_2_Text) soll grundsätzlich mit einem Wert belegt sein z.B. Handy, so können Sie nun mit einem Eintrag in der ADRONE2.INI (diese befindet sich im Windows-Verzeichnis) dieses Feld bzw. die folgenden Felder vorbelegen.
Telefon_2_Text=z.B. Handy
Telefon_3_Text=z.B. Durchwahl
Modem_Text= z.B. BBS
Zusatz_1_Text= z.B. EMail
Zusatz_2_Text=z.B. URL/Internet
Kunden_Text=z.B. Steuer Nr.
Freifeld_Text=z.B. Ausserdem
Empfänger_1_Text=z.B. Zahlbar an
Empfänger_2_Text=z.B. Betreff:
Bankhaus_Text=z.B. Bank
Bankleitzahl_Text=z.B. BLZ
Konto_Text=z.B. Bank ID
Umsatz_Text=z.B. Umsatz
In der Arbeitsliste stehen die Adressen in der Reihenfolge
wie die Adressenübergabe erfolgte.
Sollen die Adressen in der Arbeitsliste jedoch nach Firma, Name sortiert angezeigt werden
so ist in der Datei ADRONE2.INI die Zeile SortArbeit = 1 einzutragen:
In bestimmten Momenten kann es bei der Datenübergabe zu Winword zu Problemen kommen. Winword erkennt bei Verwendung von Steuerdateien mit der Hochkommaregel z.T. nicht den Unterstreichungsstrich in den Steuerfeldern.
Problem: statt dem Steuerfeld "komplette_Adresse" wird von Winword nur "kompletteAdresse" erkannt. ebenso kann ein Problem entstehen, wenn in Datenfeldern oder im Memofeld Zeichen verwendet wurden die später als Trennzeichen Verwendung finden.Aus diesem Grund kann zur Verwendung von Übergabeformaten mit Hochkomma in der ADRONE2.INI der Eintrag NoHochKomma=TRUE zum Einsatz kommen. Arbeitet Winword korrekt, so ist dieser Eintrag natürlich nicht notwendig.
Der Eintrag bewirkt, daß im header der Steuerdatei keine Hochkomma gesetzt/-verwendet werden, die Felder der Datensätze aber das Hochkomma beinhalten.
Muster:
komplette_Adresse;Anrede;Name
"Cybernex
Plinganserstrasse 3
81369 München";
"Herr"; "Bruckner"
ohne den Eintrag würde die Steuerdatei wie folgt aussehen -das wäre korrekt-:
Muster:
"komplette_Adresse";"Anrede";"Name"
"Cybernex
Plinganserstrasse 3
81369 München"; "Herr"; "Bruckner"
Sollte ein Feld für Ihre Bedürfnisse nicht lang genug sein, so können Sie mit MS Access jedes Feld auf die gewünschte Länge ändern. Bitte verwenden Sie dazu MS Access und verwenden Sie anschließend ACC20UPD.exe.
Wenn Sie eine Datei zum Import in Address ONE gekauft/erhalten haben und diese Datei Einzelfelder in einem Feld zusammengefasst hat (z.B. D-Info CD) Beispiel: Feld Vorname und Nachname stehen in einem Feld Feld PLZ und Ort stehen in einem Feld dann sollten Sie sich dieses Zusatzprogramm zulegen. Das Programm zerlegt auf Anweisung des Anwenders diese Felder in Einzelfelder so daß ein Import in Address ONE oder jedes andere Programm reibungslos erfolgen kann.
Das Programm kann zum Preis von DM 39,00 angefordert werden.
z.B. Einige Programmanbieter (z.B. D-Info 1.0/2.0 CDROM) können Daten exportieren. die Programme geben allerdings die Daten z.T. fehlerhaft aus. So kann ein Feld den Vor- und Zunamen enthalten. Damit Sie diese Felder trotzdem in Address ONE oder andere Programme übernehmen können müssen aus dem Feld "Vor- und Zunamen" nun 2 Felder "Vorname" + "Nachname" erzeugt werden.
Mit Start der Funktion Seriendruck erscheint mit der Einstellung "Liste" (mit dieser Einstellung erfolgt eine Sortierung nach den ersten drei Felder des Übergabeformates) die Zwischenabfrage Folgefelder unterdrücken. Mit JA werden bei gleichlautenden Einträgen diese unterdrückt.
Muster
| Meier | Christian |
| Gregor | |
| Heinrich | |
| Müller | Anton |
| Dieter | |
| Niesbär | Anton |
Mit Nein werden alle Felder -auch gleichlautende Einträge- ausgegeben
| Meier | Christian |
| Meier | Gregor |
| Meier | Heinrich |
| Müller | Anton |
| Müller | Dieter |
| Niesbär | Anton |
Damit beim Seriendruck die Funktion "Sortierung nach PLZ und Verwendung des Postfaches" erfolgreich durchgeführt wird, muß die Funktion "Postleitzahlen auffüllen" (siehe Option Verwaltung) vorher für die Pool- oder Arbeitsliste durchgeführt werden.
Grund: Die Sortierung beim Seriendruck übernahm zuerst die Adressen nach Postfach und anschl. die Adressen mit Straße.
Mit der neuen Funktion werden -sofern in den Feldern für Postfach kein Eintrag vorliegt, die Daten aus Straße, PLZ und Ort in die Felder PLZ_Post, Ort für Postfach und Feld Postfach kopiert.
Damit wird die Sortierung nach PLZ und Postfach ordnungsgemäß durchgeführt und die Steuerdatei ADRSER.DOC korrekt erstellt.
Unter Option Adressen ist die Funktion "Barcode Suche" enthalten.
Für Mailaktionen die eine Antwortpostkarten o.ä. beinhalten, kann die Bearbeitung der "Antwortpostkarten" per Scanverfahren (Barcodelesegerät vorausgesetzt) schnell und sicher (keine Tippfehler) erfolgen. Es ist lediglich ein Seriendruckfeld auf die Antwortpostkarte (z.B. ADR_ID) zu drucken. Dieses Feld muß dann statt einer Normalschrift (z.B. Arial 12 Punkt) einen Barcodefont (z.B. Code 39, 128 etc.) erhalten.
Beispiel:
Sie starten eine Mailaktion mit Antwortkarte. Jeder
Antwortkarte die bei Ihnen eingeht, soll einen Prospekt erhalten.
(Es antworten 600 Empfänger = 600 Antwortpostkarten zum Bearbeiten)
In der Barcodesuchfunktion wird das Feld ADR_ID eingestellt und die Antwortkarten werden
mit dem Lesegerät eingelesen. Optinal können die Adressen automatisch in die
Arbeitsliste kopiert und dort global bearbeitet werden (z.B. Gruppe zuordnen) und/oder an
die Adressen wird ein Brief o.ä. (Seriendruckfunktion) gesandt.
Barcodefonts sind u.a. in CompuServe kostenfrei erhältlich. Barcodelesegeräte erhalten Sie kostengünstig direkt bei Cybernex.
Mit dieser Funktion werden die Daten aus der Pooliste an die Timex Datalink Uhr übertragen. Derzeit wird Firma, Name und Telefon an die Uhr übergeben Ist keine Firma vorhanden, so wird Name, Vorname und Telefon übergeben
Die Timex-Uhr wird mit der Software "Datalink" ausgeliefert. Diese Software ist vorher zu installieren. Ebenso ist die Calibrierung der Uhr vorher vorzunehmen. Address ONE übergibt alle vorhandenen Telefonnummern pro Adresse. "Ohne" Address ONE übergibt das Timexprogramm derzeit nur eine Telefonnummer pro Adresse.
Der Clou : Die Datenübertragung erfolgt ohne Kabel. Es wird lediglich die Armbanduhr an den Bildschirm gehalten.
Bitte beachten Sie, dass es mittlerweile mehrere Versionen der Timex Datalink Uhr gibt. Derzeit werden von Address ONE folgende Versionen unterstützt. 1.0a, 1.0b, 1.0c, 2.0a Sollten Sie eine andere Version besitzten und Probleme vorliegen, so teilen Sie uns das bitte mit.
Damit bei einer Filtersuche auch wirklich alle gewünschten Adressen gefunden werden, kann eine Suche nach Adressen ohne Gruppenzuordnung nun gestartet werden. Grund: Bei der Erfassung kann eine Gruppenzuordnung evtl. vergessen worden sein.
Bearbeitungsmaske wird mit Doppelklick sofort erreichbar (ohne Umweg über die Einzelanzeige) (rechte Maustaste !)
Die Loginabfrage erfolgt nicht, wenn folgende Voraussetzungen erfällt sind:
Um Teleint anzusteuern, muss für die automatische Ansteuerung in den Systemfunktionen /Telephon für Programmaufruf Teleint.exe eingetragen sein. Der aktuelle Treiber für Teleint ist Version 1.5 Bei Bedarf bitte beim Hersteller update anfordern.
Mit dieser Funktion wird zu jedem button dessen Namen bzw. Funktion als "QuickInfo" angezeigt.
Mit dieser Funktion können die Adressen in der jeweiligen Liste auf Konsistenz geprüft werden. Wird ein Fehler entdeckt, so werden den Systemfunktionen die Standardeinstellungen von Address ONE verwendet.
Eine Filtersuche kann extrem kompliziert sein. Damit nach dem Auffinden und Abarbeiten der gefunden Adressen die Arbeitsgeschwindigkeit gesteigert wird, kann das Suchergebnis im Pool entfernt werden.
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Da Windows für Workgroups kein "echtes" Netzwerk ist, muß bei verwenden eines gemeinsamen Datenbankverzeichnisses (z.B. alle Datenbanken und Dokumente befinden sich auf Laufwerk X:\) die folgende Zeile in der ADRONE2.INI hinzugefügt werden:
Dokumentenlaufwerk=X
Mit diesem Eintrag erfolgt ein mapping auf Laufwerk X:\ .
Anwendungsbeispiel:
Mehrere PCs sind per WfW 3.11 vernetzt. Alle PCs besitzen eine Festplatte. (LW C:)
PC1-5 = workstation
PC2 = Server für Dokumente
Damit PC1-5 auf die Festplatte von PC2 zugreifen können, wird von PC2 das Laufwerk C:\ als LW D:\ für PC1-5 definiert, da sonst die eigene lokale Festplatte verwendet wird.
Damit PC1-5 die Dokumente von PC2 nun lesen kann, müssen PC1-5 in der ADRONE2.INI folgende Zeile eintragen:
DOKUMENTENLAUFWERK=D
Der PC2/Databaseserver dagegen muß eintragen:
DOKUMENTENLAUFWERK=C
Stellen Sie SHARE in der AUTOEXEC.BAT oder in der CONFIG.SYS auf folgenden Wert ein:
SHARE.EXE /L:500
Nach Eingabe von Share muss der PC neu gestartet/booten werden.
Hinweis: Wenn Sie die Datei VSHARE.386 besitzen (bei WfW 3.11 und Win95/´98 und NT bereits vorhanden), so ist diese Datei in der SYSTEM.INI unter [386Enh] bereits eingetragen. In diesem Fall muß "SHARE.EXE /L:500" nicht mehr in die autoexec.bat oder config.sys eingetragen werden.
[386enh]
device=vshare.386
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Das Hauptfenster = Die Anzeigeliste enthält alle Adressen
Diese Adressen werden in der Anzeigeliste max. dreifach angezeigt
Der Datensatz ist aber trotzdem nur 1x vorhanden.
schwarz ist Firmenname
blau ist Personenname
rot ist Kürzelname
Vorteil: Bei der Suche wird gleichzeitig nach dem Eintrag im Feld "Firma", "Name" und "Kürzel" gesucht. dies ist mit anderen Programmen nur sehr selten möglich oder wird durch eine sehr langsame Suche ermöglicht.
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Zur reibungslosen Datenübernahme von Address ONE für DOS in die Windowsversion muss ein Datenexport bzw. -import erfolgen. Prüfen Sie vor dem Export die Gruppen und entfernen Sie ggf. Hochkomma aus den Gruppennamen. Hochkomma " " werden in SQL anders interpretiert und verursachen sonst bei der Datenübernahme eine fehlerhafte Zuordnung.
Damit Sie sich mit der Datensatzstruktur und der Feldreihenfolge nicht belasten müssen, befindet sich im Address ONE Windows Verzeichnis (C:\ADRONE) die Datei ADRTRANS.DB.
Diese Datei enthält ein Übergabeformat mit allen Feldern aus DOS und 30 Gruppen und ist nur für den Gebrauch von Address ONE für DOS geeignet.
Vorgehensweise:
1. Kopieren Sie diese Datei in das Address ONE DOS-Verzeichnis Originaldatei.
"adrtrans.db" vorher bitte sichern !.
2. Exportieren Sie dann in Address ONE für DOS mit dem Format "DOS >
Windows" Ihre Datensätze.
3. Starten Sie anschließend Address ONE Windows und importieren Sie die Datei mit dem
Übergabeformat "Import m. 30 Gruppen".
Hinweis: Wenn Address ONE DOS unter Windows für den Export gestartet wurde, sind die Datensätze bereits im OEM/ANSI Format.
Da das Übergabeformat "Import m. 30 Gruppen für die Übernahme aus DOS definiert wurde, muss dieses Format dann aber angepasst werden.
Stellen Sie beim Start von IMPORT das Format auf "Import m. 30 Gruppen" ein, drücken Sie anschließend "definieren" und entfernen Sie das gesetzte Kreuz in der Zeile OEM/ANSI-Konvertierung durch anklicken dieser Zeile.
ACHTUNG: Geben Sie beim Import eine Obergruppe zur Übernahme der Gruppen aus der DOS-Version an. z.B. Obergruppe: Alte DOS-Struktur. Sämtliche Gruppen befinden sich dann nach dem Import in der Obergruppe "Alte DOS-Struktur". Wenn Sie keine Obergruppe angeben, werden die Gruppen aus DOS nicht übernommen !!!!
Bevor Sie eine Vollversion installieren sollten Sie die ADRONE2.INI (befindet sich im Windowsverzeichnis) entfernen.
Mit der Installation wird eine neue ADRONE2.INI erstellt.
WordPerfect 5.2 + 6.0 für Windows kann kein Semikolon ";" lesen.
Verwenden Sie deshalb bitte nur ein Komma als Datenfeldbegrenzer zur Übergabe an WordPerfect und stellen Sie in Address ONE (Systemfunktionen/Standardeinstellungen) den Eintrag für "Weiches RETURN" auf LF = line feed ein
Im Übergabeformat für WordPerfect nehmen Sie folgende Einstellungen vor:
Datenfeldtrenner = Komma
Datensatztrenner = CR+LF
Daten in Hochkomma = X setzen
Zur Datenübergabe an "Label unlimited" muss das Übergabeformat folgende Einstellungen besitzen:
Datenfeldtrenner = Komma
Datensatztrenner = CR+LF
Daten in Hochkomma = X setzen
Als "Weiches Return" in den Systemfunktionen ist CR einzustellen
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Eine Datei kann nur dann importiert werden, wenn die Daten als ASCII-Begrenzer Datei vorliegen.
(z.B. Feldbegrenzer = Semikolon, Datensatzende = CR+LF). Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Handbuch
Hilfestellung erhalten Sie grundsätzlich durch drücken der Funktionstaste F1